Tako se je glasilo sporočilo 14. konference Mikrografije, ki je potekala v hotelu Four Points by Sheraton v Ljubljani. Podjetje, ki svoj slogan »Prihranimo vaš čas«, že tri desetletja jemlje skrajno resno, je poudarilo pomen celovite digitalizacije poslovanja podjetij, ki edina prinaša res oprijemljive rezultate, kar se je zgovorno pokazalo v preteklih letih, polnih poslovnih in drugih izzivov, in bo še toliko bolj očitno v času, ki prihaja.
»Sprememb se ne smemo bati, se pa velja nanje kar najbolje pripraviti. Podjetja in organizacije, ki bodo lahko hitro in učinkovito prilagodila svoje poslovanje hitro spreminjajočemu se okolju, bodo prihodnji zmagovalci,« je uvodoma dejal Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija d.o.o., in dodal: »V 30 letih smo se veliko naučili, v zadnjih treh pa še posebej veliko. Naučili smo se, kako delati na daljavo, biti povezani, poslušati en drugega, kako poskrbeti za informacijsko in kibernetsko varnost. Tehnologija v sodobnih podjetjih ni strošek, temveč je orodje za ustvarjanje prihodkov in/ali prihrankov.«
Ob 30. obletnici poslovanja so v podjetju Mikrografija postregli tudi z več zanimivimi statističnimi podatki. Podjetje danes v fizičnih arhivih hrani 150 kilometrov papirnih dokumentov, ta številka pa bi bila še veliko večja, če se ne bi ukvarjalo prav z rešitvami za digitalizacijo dokumentov in poslovanja. Odkar ponuja storitev klasičnega in digitalnega arhiva, mora pospešeno graditi ustrezne kapacitete, saj so stranke storitev zunanjega arhiva sprejele odprtih rok. Tudi zakonsko skladen digitalni arhiv podjetja obsega že 139 terabajtov (TB) podatkov in je zgolj v letu dni, podobno kot fizični arhiv, zrasel za petino. Podjetje se zato na vseh lokacijah, tako v Sloveniji kot tujini, pripravlja na gradnjo novih objektov za analogno in digitalno hrambo dokumentov.
»Ne le, da so nam podjetja v zunanje izvajanje predala veliko število arhivov in vložišč, razvijamo tudi novo platformo za t. i. inteligentni arhiv, ki bo izkoriščala algoritme umetne inteligence ter naročnikom prinesla še bistveno več dodane vrednosti, saj bodo ustrezne dokumente ali podatke v njih lahko dobesedno priklicali,« se je pohvalil Gaberc.
Najboljši (že) poslujejo brezpapirno
Najbolj učinkovita podjetja doma in po svetu že poslujejo brezpapirno. Številne tehnološke rešitve so poskrbele, da je nekdaj nepredstavljiv in nedosegljiv ideal, danes uresničljiv. Še več, zmogljive dokumentne platforme, tesno integrirane v vse procese in storitve podjetja, so temelj digitalizacije poslovanja. Za zakonsko skladnost, varnost in revizijsko sled je poskrbljeno – vse rešitve podjetja Mikrografija so ustrezno certificirane.
»Naša prednost je modularnost naših rešitev. Ne glede na to, ali stranka uporablja le eno rešitev, ali pa dvajset modulov, lahko sestavi dokumentno okolje po meri, za večje stranke celo razvijemo dokumentne procese po meri. Podjetja razumejo potrebo po upravljanju dokumentov tekom celega življenjskega toka in se veselijo inovacij, ki jim prihranijo čas. Vsi prihranki so denar, čas je denar. V kolikor ima podjetje vse dokumente zgolj v elektronski obliki ali pa jih v digitalno obliko spremeni že ob vstopu v podjetje, lahko uživa v sadovih njihove hitre obdelave, iskanja, deljenja, enostavnosti in preglednosti upravljanja sprememb, elegantnosti podpisovanja, obenem pa lahko znatno skrči tiskalniško okolje in z njim povezane stroške,« je ključne prednosti digitalizacije izpostavil Aleksander Rožman, prokurist Mikrografije.
Tudi Tadej Vozelj, skrbnik ključnih kupcev v podjetju Mikrografija, je postregel z vrsto pomenljivih statističnih podatkov. Ste mar vedeli, da je v današnjih poslovnih okoljih kar 60 odstotkov vseh informacij je še vedno na papirju? Ali pa, da se v povprečju 7,5 % papirnih dokumentov izgubi? »Analize kažejo, da izzivi z upravljanjem dokumentov, ki jih imajo podjetja, vodijo do kar 21,3-odstotne izgube produktivnosti zaposlenih. Ureditev poslovnih procesov in delovnih tokov tako prinaša takojšnje rezultate,« je dejal Vozelj, ki je skupaj z Lariso Močnik Donko predstavil študijo primera Kapitalska družba, kateri so udeleženci pozorno prisluhnili.
»Pred nami se je znašlo 400 metrov gradiva v fizični obliki, ki ga je prispevalo 50.000 zavarovancev. Zgolj zbirka, poimenovana nerešene zadeve, je obsegala več kot dva milijona dokumentov v fizični obliki. Pred nami je bil izjemen izziv, kako zagotoviti zakonsko skladno e-hrambo in urediti ta dokumentni kaos,« se je spominjala Močnik Donko in dodala: »Naš razpis je nagnal strah v kosti večini ponudnikov. Veseli me, da so ta izziv z nami sprejeli in obvladali v podjetju Mikrografija, kjer so dokazali, da resnično obvladajo dokumente, procese in poslovne izzive. So občudovanja vredni strokovnjaki, saj so v času pandemije naš dokumentni nered obrnili na glavo.«
Domačo dobro prakso na področju dokumentnih sistemov je predstavilo podjetje Malgaj, ki je izbralo mDocs za osrednjo rešitev pri podpori internih procesov in upravljanja dokumentacije. »Rezultat je bil viden tako – boljši dostop do podatkov in dokumentov je prispeval k boljši komunikaciji in višji produktivnosti zaposlenih na vseh naših lokacijah, vsem v podjetju je všeč dejstvo, da imamo sedaj dobesedno vse na enem mestu,« je povedala Monika Malgaj iz podjetja Malgaj, najstarejšega družinskega podjetja na področju prodaje vozil.
E-podpisovanje je v trendu
Največ zanimanja udeležencev, teh je bilo letos več kot 200, so požele rešitve za e-podpisovanje, kar tudi nakazuje na stopnjo zrelosti slovenskih podjetij, ko gre digitalizacijo poslovanja. Zgled, kako uvesti e-podpisovanje v prakso, sta pokazala podjetje Trimo in istoimenski rokometni klub. »Včasih je bilo podpisovanje pogodb na daljavo izziv, še posebej v mednarodnem okolju, kjer se rado primeri, da situacija zahteva tripartitno ali celo večpartitno podpisovanje, saj gre bodisi za več partnerjev na projektih ali pa podpise pogodb vrhunskih športnikov, njihovih agentov in starih ter novih klubov,« je uvodoma dejal Toni Janc iz podjetja Trimo in udeležencem 14. konference Mikrografije svetoval naslednje: »Najprej rešite podpisovanje pri sebi – torej do obisti optimizirajte sam proces, šele nato ga preselite v digitalno obliko. Nato boste uživali v vseh prednostih upravljanja in podpisovanja dokumentov v e-obliki in na daljavo.«
Janc je pojasnil, da so tudi v podjetju Trimo ob začetku uvajanja dokumentnih rešitev sprva naleteli na odpor zaposlenih. A so takoj organizirali delavnice po posameznih oddelkih, skupaj z zaposlenimi pregledali njihove procese in dokumente ter jim pokazali, kako nove rešitve olajšajo njihovo delo v praksi. »Danes je zaposlenim vse logično, uporabno, sedaj so navdušeni uporabniki rešitev za upravljanje in podpisovanje dokumentov. Posledično jih lažje uvajamo širše v organizaciji. Začeli smo s 4 uporabniki, danes jih je že 32.« Da tovrstna tehnologija ni le v domeni podjetij vseh vrst in velikosti, dokazuje tudi Rokometni klub Trimo, ki je letos dosegel prav poseben mejnik – 41 % podpisanih e-vpisnic.
V nadaljevanju je sledilo še več predstavitev dobrih praks, predvsem elektronske identifikacije, izvajanje storitev vložišča/dnevne obdelave vhodne pošte, anonimizacije podatkov za namene analiz, uvedbe rešitev za podporo odločanju ter priprave notranjih pravil.